First Campus – Hysbysiad Preifatrwydd Partneriaeth Ymgyrraedd yn Ehangach De Ddwyrain Cymru

Caiff Partneriaeth Ymgyrraedd yn Ehangach De Ddwyrain Cymru (First Campus) ei ariannu gan Raglen Ymgyrraedd yn Ehangach Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (HEFCW). Ein partneriaid yw Prifysgol De Cymru gan gynnwys Coleg Brenhinol Cerdd a Drama Cymru, Prifysgol Metropolitan Caerdydd, Prifysgol Caerdydd, y Brifysgol Agored, Coleg Gwent, Coleg y Cymoedd, Coleg Pen-y-bont, Coleg Caerdydd a’r Fro, Y Coleg, Merthyr Tudful, awdurdodau lleol ac ysgolion yn Ne Ddwyrain Cymru.
Mae First Campus yn cymryd diogelu’r data a gadwn am gyfranogwyr, athrawon a chysylltiadau eraill o ddifrif ac mae wedi ymrwymo at ddiogelu hawliau unigolion yn unol â Chyfreithiau Diogelu Data.
Mae’r tair prifysgol bartner: Prifysgol De Cymru, Prifysgol Caerdydd a Phrifysgol Metropolitan Caerdydd yn rheolyddion data ar ran First Campus. Prifysgol De Cymru yw’r prif bartner a nhw sydd â chyfrifoldeb cyffredinol dros sicrhau bod prosesau priodol yn eu lle yn y tair prifysgol o ran casglu, storio, prosesu, cynnal, puro a chadw data personol gan gynnwys data y diffinnir fel data sensitif. Fel y prif bartner, mae gan Brifysgol De Cymru Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â’r person hwn trwy e-bostio dataprotection@southwales.ac.uk
Mae’r ddogfen ganlynol yn esbonio pam rydym (First Campus) yn casglu data, sut rydym yn ei brosesu a’r camau a gymerwn er mwyn sicrhau diogelwch data ar bob cam.

Pa wybodaeth mae First Campus yn ei gasglu am gyfranogwyr?

Rydym yn casglu’r holl ddarnau gorfodol canlynol o wybodaeth ar gyfer yr holl gyfranogwyr sy’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau, mae hyn yn helpu First Campus i ddangos bod ein gweithgareddau’n ymrwymo pobl ifanc o gefndiroedd sydd wedi’u tangynrychioli ar hyn o bryd ym maes Addysg Uwch. Gellir rhannu gwybodaeth wedi’i dynodi â * yn ddienw gyda thrydydd parti at ddibenion ymchwil, gan gynnwys: Prifysgol Abertawe (SAILS) Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru (NWIS) a Gwasanaeth Derbyn y Prifysgolion a’r Colegau (UCAS).
• * Enw
• * Dyddiad geni
• * Rhyw
• * Cyfeiriad cartref a chod post
• * Rhif Unigryw’r Dysgwr
• * Ysgol / Coleg / Sefydliad
• * Os aeth rhiant/rhieni neu frawd neu chwaer y cyfranogwr i Brifysgol.

(nid yw’n hanfodol darparu’r wybodaeth yma ond mae’n caniatáu i First Campus adrodd ar nifer y cyfranogwyr sydd y cyntaf yn eu teuluoedd o bosib i fynd i’r brifysgol)
• Os oes gan y cyfranogwr brofiad o fod yn y system gofal.
(nid yw’n hanfodol darparu’r wybodaeth yma ond mae’n caniatáu i First Campus adrodd ar grŵp sydd wedi’i dangynrychioli ac i ddarparu blaenoriaeth o ran mynediad at rai digwyddiadau)
Mae First Campus hefyd yn gofyn am wybodaeth ddewisol
• Cydsyniad lluniau a ffilmio – Yn ystod ein digwyddiadau, gall staff neu drydydd parti a gontractiwyd gan First Campus i gyflwyno gwasanaethau dynnu lluniau neu ffilmio a’u cyhoeddi at ddibenion marchnata megis ar ein gwefan, yn ein cylchlythyr neu ar ein cyfrifon cyfryngau cymdeithasol.
• Os byddai cyfranogwyr / rhiant / gwarcheidwad yn dymuno derbyn gohebiaeth farchnata gan First Campus am weithgareddau perthnasol eraill
• Dewis iaith
• Anabledd#
• Ethnigrwydd#
#Ni fydd gwybodaeth ar Anabledd ac Ethnigrwydd yn cael ei rannu gyda thrydydd parti ond bydd yn cael ei defnyddio i hysbysu’r Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb.

Ar gyfer gweithgareddau preswyl ac allan o’r ysgol, bydd First Campus hefyd angen gwybodaeth orfodol er mwyn i staff First Campus, a thrydydd parti sy’n cyflwyno gwasanaethau ar ran First Campus, allu darparu cefnogaeth briodol a sicrhau iechyd a diogelwch pob cyfranogwr ac aelod o staff. Mae’r rhain yn cynnwys:
• Gwybodaeth anabledd
• Manylion cyswllt brys
• Gofynion dietegol
• Gofynion diwylliannol
• Alergeddau
• Trefniadau meddygol
• Meddyginiaeth a gymerir
• Caniatâd rhieni i roi paracetamol i’r sawl dan 16 pe bydd yr angen yn codi

Pa wybodaeth mae First Campus yn ei gasglu am athrawon / cysylltiadau eraill?

Trwy ffurflen ar-lein ar wefan First Campus, rydym yn casglu’r darnau canlynol o wybodaeth gan athrawon a chysylltiadau eraill sy’n dymuno gwybod am weithgareddau First Campus; ynghyd â derbyn y cylchlythyr a chyfleoedd perthnasol eraill ar gyfer eu hysgol/coleg.
• Manylion cyswllt
• Maes pwnc
• Swydd yn yr ysgol/coleg
• Cyfrifoldeb dysgu ar gyfer pa grwpiau blwyddyn
• Dewis iaith
• Ysgol / Coleg

Pam mae First Campus yn casglu’r wybodaeth yma?

Mae First Campus yn casglu gwybodaeth ar unigolion am bum prif reswm.
1. At ddibenion monitro, sy’n caniatáu i First Campus:
• gyflawni gofynion adrodd allanol gorfodol i gyrff rheoleiddio megis Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (HEFCW).
• ddarparu darlun clir o’r gweithgareddau rydym yn eu cyflwyno a’r bobl rydym yn gweithio gyda hwy.
• sicrhau ein bod yn cyrraedd y sawl a allai buddio fwyaf o weithgareddau allgymorth.
2. At ddibenion ymchwil a gwerthuso sy’n ein helpu i asesu effeithiolrwydd gwahanol fentrau ar ehangu mynediad at Addysg Uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain taith addysg cyfranogwyr yn ddienw dros yr hir dymor, er mwyn adnabod faint o gyfranogwyr First Campus sy’n mynd ymlaen i astudio yn y brifysgol.
3. Er mwyn adnabod cyfranogwyr sy’n perthyn i grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli mewn Addysg Uwch a sicrhau bod pobl o’r grwpiau hyn yn cael blaenoriaeth o ran mynediad at weithgareddau First Campus. Am ragor o wybodaeth ar hyn, edrychwch ar http://www.hefcw.ac.uk/policy_areas/widening_access/reaching_wider_initiative_cy.aspx
4. Er mwyn sicrhau iechyd a diogelwch a llesiant yr holl gyfranogwyr yn ein rhaglenni a chynorthwyo gydag anghenion bugeiliol a lles e.e. sicrhau ein bod yn ymwybodol o gyflyrau meddygol ac anableddau.
5. Er mwyn anfon gwybodaeth berthnasol ac angenrheidiol yn ymwneud â gweithgareddau sydd ar y gweill ynghyd â gohebiaeth marchnata.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu’r data?

Mae ehangu cyfranogiad yn rhan allweddol o bolisi addysg Llywodraeth Cymru a chaiff ei gynrychioli yng nghenhadaeth ddinesig y tair prifysgol. Mae First Campus yn prosesu data personol yn ôl yr angen er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd ac ar gyfer ei swyddogaethau swyddogol.

Y sail gyfreithiol dros brosesu data categori arbennig yw’r sail ei bod er budd sylweddol i’r cyhoedd a’i bod yn angenrheidiol at ddibenion ystadegol i fonitro cyfle cyfartal yn unol â’r Ddeddf Gydraddoldeb.
Y sail gyfreithiol dros brosesu’r defnydd o luniau a gohebiaeth marchnata yw Cydsyniad.
Nid ydym yn prosesu unrhyw ddata heb gydsyniad clir gan y rhiant/gwarcheidwad ar gyfer plant dan 16 oed neu’n iau sydd mewn addysg orfodol.

Sut bydd First Campus yn prosesu’r data

1. Ar gyfer mentrau a drefnir yn uniongyrchol gydag ysgolion, bydd ffurflen gwybodaeth cyfranogwyr a llythyr esboniadol yn cael eu hanfon adref i’r rhieni trwy’r ysgol. Mae’r ffurflen yn casglu gwybodaeth am y cyfranogwr ynghyd â chydsyniad i ddefnyddio’r wybodaeth at y dibenion a amlinellir uchod. Caiff y ffurflen ei dychwelyd i’r ysgol a bydd yr ysgol yn trefnu trosglwyddo’r wybodaeth mewn modd diogel i gydlynydd perthnasol First Campus.
Ar gyfer mentrau ble mae cyfranogwyr yn ymgeisio’n uniongyrchol i First Campus, gellir gofyn am y data naill ai ar ffurf ffurflen ar-lein trwy URL diogel neu ar ffurf ffurflen bapur a fydd yn cael ei dychwelyd yn uniongyrchol i gydlynydd perthnasol First Campus.
2. Gall gydlynydd First Campus ddefnyddio’r wybodaeth yma i greu cofrestr ddiogel o fynychwyr, a fydd yn cael ei storio ar weinydd diogel y brifysgol. Mae mynediad at y wybodaeth yma’n gyfyngedig i aelodau o staff First Campus a thrydydd parti a gontractiwyd i gyflwyno gweithgareddau.
3. Nesaf, bydd gwybodaeth y cyfranogwr yn cael ei wirio a’i drosglwyddo o’r ffurflenni papur i gronfa ddata ar-lein ddiogel Upshot, staff First Campus yw’r unig rai â mynediad at Upshot.
4. At ddibenion monitro ac ymchwil, bydd data gorfodol yn cael ei rannu gyda thrydydd parti, gan gynnwys Prifysgol Abertawe (SAILS); Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru (NWIS) a Gwasanaeth Derbyn y Prifysgolion a’r Colegau (UCAS) er mwyn galluogi olrhain taith addysg cyfranogwyr yn ddienw dros yr hir dymor.
5. Bydd unrhyw adrodd mewnol ac allanol sy’n defnyddio’r data a gasglwyd yn gwneud hynny mewn modd cyfansymiol, sy’n golygu mai’r cyfansymiau yn unig a ddangosir, felly nid yw data unigolion byth yn cael ei dango mewn adroddiad.
Am ba hyd fydd First Campus yn cadw’r wybodaeth?
Bydd First Campus yn cadw data cyfranogwyr yn unol ag Amserlen Gadw First Campus.
Yn gryno: bydd copïau papur o wybodaeth yn cael eu cadw am 1 flwyddyn academaidd lawn ar ôl y digwyddiad. E.e. am ddigwyddiad a ddigwyddodd ar 20 Tachwedd 2014, byddai’r ffurflenni’n cael eu hadolygu a’u dileu’n barhaol ar 31 Awst 2016.
Caiff cofnodion electronig eu cadw ar gronfa ddata ar-lein ddiogel ‘Upshot’ am gyfnod o 10 mlynedd ar ôl digwyddiad, gyda’r data’n cael ei adolygu’n flynyddol ar 31 Awst.
Bydd data a rennir / a gysylltir â thrydydd parti at ddibenion ymchwil yn aros ar gronfeydd data’r trydydd parti am oes y parti trydydd parti, gan fod dim modd adnabod yr unigolion bellach.

Beth yw fy hawliau?

Dan y GDPR, mae gennych hawliau yn ymwneud â’ch data personol y gallai gynnwys: gwrthod prosesu’ch gwybodaeth bersonol, gweld, cywiro, dileu*, cyfyngu ar a mynd â’ch gwybodaeth bersonol.
*Bydd yr hawl i gael eich anghofio yn berthnasol i wybodaeth a gedwir gan First Campus sydd heb gael ei rannu’n unig. Bydd gwybodaeth a rannwyd gyda thrydydd partio, megis NWIS, SAILS a UCAS, yn ddienw ac yn gysylltiedig â data addysgol arall at ddibenion ymchwil a NI fydd modd iddo gael ei anghofio, gan fod dim modd adnabod yr unigolion bellach. Bydd data’n cael ei rannu gyda thrydydd parti yn flynyddol ar 1 Medi.

Fel y prif bartner ar gyfer Partneriaeth First Campus, dylid gwneud unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau’n ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data Prifysgol De Cymru:-
Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol, Prifysgol De Cymru, Pontypridd, CF37 1DL
E-bost: dataprotection@southwales.ac.uk

Diogelwch data?

Mae cyfraith diogelu data yn gofyn bod First Campus yn cadw’ch gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hynny y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu ac y bydd mesurau priodol yn cael eu cymryd i atal mynediad neu ddatgeliad anawdurdodedig. Aelodau o staff sydd angen mynediad at rannau perthnasol o’ch gwybodaeth bydd yr unig rai â chaniatâd i wneud hynny. Bydd unrhyw ddata personol a gedwir ar ffurf electronig yn destun cyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill, tra bydd ffeiliau papur yn cael eu cadw mewn mannau diogel gyda mynediad rheoledig.
Bydd ychydig o’r gwaith prosesu data’n cael ei wneud ar ran First Campus gan sefydliad a gytundebir at y diben hwnnw. Bydd sefydliadau sy’n prosesu data personol ar ran First Campus yn rhwymedig i Gytundeb Prosesu Data a fydd yn amlinellu’n rhwymedigaeth i brosesu data personol yn unol â chyfreithiau Diogelu Data.

Sut alla’i gwyno?

Os ydych yn anfodlon gyda sut y proseswyd eich data personol, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol yn y lle cyntaf, gan ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod.
Os ydych yn dal i fod yn anfodlon, mae gennych yr hawl i wneud cais yn uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn: –

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House, Water Lane,
Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
www.ico.org.uk